Privacybeleid
Meex Tax (hierna: “Meex Tax” of “wij”) verwerkt als fiscaal advieskantoor gegevens over personen. Uw privacy is van groot belang voor Meex Tax. In de onderhavige privacyverklaring informeren wij u dan ook over de wijze waarop Meex Tax omgaat met persoonsgegevens, welke rechten u heeft ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, hoe u deze rechten kunt uitoefenen en waar u terecht kunt met vragen. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of uit naam van Meex Tax.
In het kader van de Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming) worden wij als verwerkingsverantwoordelijke aangemerkt.
Onze contactgegevens inclusief het e-mailadres waarop wij bereikbaar zijn voor privacy gerelateerde vragen, treft u hieronder aan:
Meex Tax
Wilhelminaplantsoen 7B
1404 JA Bussum
info@meex-tax.nl
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten:
- NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
- overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
- gegevens met het oog op de verrichten van advieswerkzaamheden en alle werkzaamheden die daarmee verband houden ten behoeve van een correcte dienstverlening;
- andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals het verwerken van gegevens omtrent een identiteitsbewijs wanneer dit noodzakelijk is om aan de eisen van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) te voldoen.
Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers:
- NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
- overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
- in bepaalde gevallen, mede-afhankelijk van de soort dienstverlening: gegevens omtrent een identiteitsbewijs;
- gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten;
andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.
Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van sollicitanten:
- NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
- overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
- bankrekeningnummer en gegevens reiskosten (afstand woon-werkverkeer);
nationaliteit, geboortedatum; - beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma’s, certificaten, getuigschriften), motivatiebrief, waar relevant voor de openstaande vacature: de resultaten van een afgenomen competentietest;
- referenties, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant.
Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van derden (zoals personen niet-zijnde cliënten waarvan persoonsgegevens in onze dossiers voorkomen, andere adviseurs, juristen en accountants met wie wij contact hebben, websitebezoekers):
- NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan ons bekend gemaakt;
- overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover aan ons bekend gemaakt;
- gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
- andere gegevens die uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten of derden aan ons zijn verstrekt in het kader van verrichten van advieswerkzaamheden.
Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
Wij gebruiken bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden:
- om de gevraagde adviesdiensten te kunnen verlenen;
- voor onze administratie, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen;
- voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over onze dienstverlening;
- om contact met u te houden en om met u te communiceren; waaronder eveneens begrepen communicatie voor marketing en daaraan gerelateerde activiteiten zoals seminars en het verzenden van nieuwsbrieven;
- voor het behandelen van uw sollicitatie;
- voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten;
- voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle;
- om u toegang tot onze website te verschaffen en ten behoeve van de beveiliging van onze website;
- voor de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.
Grondslagen
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:
- wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een dienstverleningsovereenkomst of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
- wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
- gerechtvaardigd belang;
- met uw toestemming.
Wanneer Meex Tax persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Meex Tax deze afzonderlijk aan u vragen. De toestemming mag u altijd weer intrekken. Het intrekken van uw toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het bereiken van de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden in samenhang met de hierboven genoemde grondslagen.
De persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie aan Meex Tax verstrekt worden tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien u hiervoor toestemming geeft, houden wij uw persoonsgegevens tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure in portefeuille. Dit geeft ons de mogelijkheid om u voor eventuele toekomstige vacatures bij Meex Tax te benaderen. Wanneer u in dienst treedt bij Meex Tax zullen uw persoonsgegevens onderdeel worden van uw personeelsdossier.
Daarnaast bewaren wij uw gegevens om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen, zoals het gedurende maximaal twaalf jaar bewaren van bepaalde boekhoudgegevens die benodigd zijn om aan onze fiscale bewaarplicht te voldoen.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Meex Tax verstrekt uw gegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij noodzakelijk voor de goede uitvoering van de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verwerkt. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, draagt Meex Tax er zorg voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten.
Wij kunnen persoonsgegevens van cliënten delen met:
- medewerkers van Meex Tax (op “need-to-know”-basis);
- leveranciers (bijv. vertaalbureaus, onze softwareleverancier(s) e.d.);
andere adviseurs, juristen en/of accountants in het kader van onze dienstverlening; - andere partijen indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.
Wij kunnen persoonsgegevens van leveranciers delen met:
- medewerkers van Meex Tax (op “need-to-know”-basis);
- andere partijen indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.
Wij kunnen persoonsgegevens van sollicitanten delen met:
- medewerkers van Meex Tax (op “need-to-know”-basis);
- leveranciers (bijv. de leverancier van een competentietest);
- andere partijen indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.
Wij kunnen persoonsgegevens van derden delen met:
- medewerkers van Meex Tax (op “need-to-know”-basis);
- leveranciers (bijv. vertaaldiensten, e.d.);
- andere adviseurs, juristen en/of accountants in het kader van onze dienstverlening;
- andere partijen indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.
Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal Meex Tax erop toezien dat deze doorgifte van gegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract.
Beveiligingsmaatregelen
Wij vinden het erg belangrijk dat uw persoonsgegevens goed zijn beveiligd. Wij zorgen er dan ook voor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om uw persoonsgegevens zo veel als redelijkerwijs mogelijk te beschermen tegen onrechtmatig gebruik.
Onze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding en zijn gehouden aan instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw persoonsgegevens. Helaas is het verzenden van informatie via internet nooit helemaal veilig. Ondanks dat wij ons uiterste best doen om uw persoonsgegevens te beschermen en veilig te houden, kunnen wij niet garanderen dat het verzenden van persoonsgegevens door u naar ons geheel veilig is. Het versturen van uw persoonsgegevens naar ons geschiedt dan ook op uw eigen risico. Voor verzending van gegevens door ons naar u en derden wordt door ons gebruik gemaakt van beveiligde verbindingen om uw gegevens over het internet te verzenden.
Mocht u meer vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens of het vermoeden hebben dat er aanwijzingen van misbruik zijn dan kunt u een mail sturen naar info@meex-tax.nl. Wij zullen uw bericht zo spoedig mogelijk beantwoorden en indien nodig gepaste maatregelen nemen.