Privacybeleid - Meex Tax

Meex Tax (hierna: “Meex Tax” of “wij”) verwerkt als fiscaal advieskantoor gegevens over  personen. Uw privacy is van groot belang voor Meex Tax. In de onderhavige privacyverklaring informeren wij u dan ook over de wijze waarop Meex Tax omgaat met  persoonsgegevens, welke rechten u heeft ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van  u verwerken, hoe u deze rechten kunt uitoefenen en waar u terecht kunt met vragen. Deze  privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens  door of uit naam van Meex Tax.

 In het kader van de Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening  Gegevensbescherming) worden wij als verwerkingsverantwoordelijke aangemerkt.

Onze  contactgegevens inclusief het e-mailadres waarop wij bereikbaar zijn voor privacy  gerelateerde vragen, treft u hieronder aan:

 Meex Tax 
Wilhelminaplantsoen 7B
1404 JA Bussum
 info@meex-tax.nl 

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode,  woonplaats);
overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor  communicatie benodigde gegevens);
gegevens met het oog op de verrichten van advieswerkzaamheden en alle werkzaamheden die daarmee verband houden ten behoeve van een correcte dienstverlening;
andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is  om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals het verwerken van  gegevens omtrent een identiteitsbewijs wanneer dit noodzakelijk is om aan de eisen  van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) te  voldoen.

Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van personen van wie wij producten of  diensten afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode,  woonplaats);
overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor  communicatie benodigde gegevens);
in bepaalde gevallen, mede-afhankelijk van de soort dienstverlening: gegevens omtrent een identiteitsbewijs;
gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten;
andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is  om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van sollicitanten:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode,  woonplaats);
overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor  communicatie benodigde gegevens);
bankrekeningnummer en gegevens reiskosten (afstand woon-werkverkeer);
nationaliteit, geboortedatum;
beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma’s,  certificaten, getuigschriften), motivatiebrief, waar relevant voor de openstaande  vacature: de resultaten van een afgenomen competentietest;
referenties, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is,  aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant.

Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van derden (zoals personen niet-zijnde  cliënten waarvan persoonsgegevens in onze dossiers voorkomen, andere  adviseurs, juristen en accountants met wie wij contact hebben, websitebezoekers):

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode,  woonplaats), voor zover aan ons bekend gemaakt;
overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor  communicatie benodigde gegevens), voor zover aan ons bekend gemaakt;
gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor  derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te  onderhouden;
andere gegevens die uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten of derden  aan ons zijn verstrekt in het kader van verrichten van advieswerkzaamheden.

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden:

om de gevraagde adviesdiensten te kunnen verlenen;
voor onze administratie, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen  of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen;
voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over onze  dienstverlening;
om contact met u te houden en om met u te communiceren; waaronder eveneens  begrepen communicatie voor marketing en daaraan gerelateerde activiteiten zoals  seminars en het verzenden van nieuwsbrieven;
voor het behandelen van uw sollicitatie;
voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten;
voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle;
om u toegang tot onze website te verschaffen en ten behoeve van de beveiliging  van onze website;
voor de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.

Grondslagen

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische  grondslagen:

wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een dienstverleningsovereenkomst of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
gerechtvaardigd belang;
met uw toestemming.

Wanneer Meex Tax persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Meex Tax deze  afzonderlijk aan u vragen. De toestemming mag u altijd weer intrekken. Het intrekken van uw toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de  intrekking van uw toestemming, onverlet.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het bereiken van de in deze  privacyverklaring genoemde doeleinden in samenhang met de hierboven genoemde grondslagen.

 De persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie aan Meex Tax verstrekt worden tot vier weken  na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien u hiervoor toestemming geeft,  houden wij uw persoonsgegevens tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure in  portefeuille. Dit geeft ons de mogelijkheid om u voor eventuele toekomstige vacatures bij  Meex Tax te benaderen. Wanneer u in dienst treedt bij Meex Tax zullen uw persoonsgegevens  onderdeel worden van uw personeelsdossier.

 Daarnaast bewaren wij uw gegevens om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen, zoals  het gedurende maximaal twaalf jaar bewaren van bepaalde boekhoudgegevens die benodigd zijn  om aan onze fiscale bewaarplicht te voldoen.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Meex Tax verstrekt uw gegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de  privacywetgeving), tenzij noodzakelijk voor de goede uitvoering van de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verwerkt. De  derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld zijn verplicht om  vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in  de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, draagt Meex Tax er zorg voor dat met  deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten.  

Wij kunnen persoonsgegevens van cliënten delen met:

medewerkers van Meex Tax (op “need-to-know”-basis);
leveranciers (bijv. vertaalbureaus, onze softwareleverancier(s) e.d.);
andere adviseurs, juristen en/of accountants in het kader van onze dienstverlening;
andere partijen indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van leveranciers delen met:

medewerkers van Meex Tax (op “need-to-know”-basis);
andere partijen indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van sollicitanten delen met:

medewerkers van Meex Tax (op “need-to-know”-basis);
leveranciers (bijv. de leverancier van een competentietest);
andere partijen indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van derden delen met:

medewerkers van Meex Tax (op “need-to-know”-basis);
leveranciers (bijv. vertaaldiensten, e.d.);
andere adviseurs, juristen en/of accountants in het kader van onze dienstverlening;
andere partijen indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land  buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van  persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal Meex Tax erop toezien  dat deze doorgifte van gegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en  regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese  Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract.

Beveiligingsmaatregelen

Wij vinden het erg belangrijk dat uw persoonsgegevens goed zijn beveiligd. Wij zorgen er dan  ook voor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om  uw persoonsgegevens zo veel als redelijkerwijs mogelijk te beschermen tegen onrechtmatig  gebruik.

Onze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding en zijn gehouden aan  instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw persoonsgegevens.  Helaas is het verzenden van informatie via internet nooit helemaal veilig. Ondanks dat wij ons  uiterste best doen om uw persoonsgegevens te beschermen en veilig te houden, kunnen wij  niet garanderen dat het verzenden van persoonsgegevens door u naar ons geheel veilig is.  Het versturen van uw persoonsgegevens naar ons geschiedt dan ook op uw eigen risico.  Voor verzending van gegevens door ons naar u en derden wordt door ons gebruik gemaakt  van beveiligde verbindingen om uw gegevens over het internet te verzenden.

Mocht u meer vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens of het vermoeden hebben dat er aanwijzingen van misbruik zijn dan kunt u een mail sturen naar info@meex-tax.nl.  Wij zullen uw bericht zo spoedig mogelijk beantwoorden en indien nodig gepaste  maatregelen nemen.  